Heizkostenabrechnung – wichtige Tipps für Vermieter & Mieter

Heizkosten korrekt abzurechnen, ist eine Wissenschaft für sich. Regelmäßig führen inkorrekte Heizkostenabrechnungen zu Streit zwischen Mietern und Hausbesitzern. Doch das muss nicht sein: Mit ein paar elementaren Ratschlägen erstellen Sie eine korrekte und transparente Heizkostenabrechnung!

Was sind Heizungsnebenkosten?

Die Heizkosten einer Immobilie umfassen eine ganze Reihe an Positionen und variieren jährlich in ihrer Höhe. Das liegt nicht nur daran, dass in den jeweiligen Abrechnungsperioden der Verbrauch an Gas oder Heizöl unterschiedlich hoch ist. Neben den Brennstoffkosten umfasst die Heizkostenabrechnung noch andere Posten: Sowohl Betriebsstrom der Heizungsanlage, Wartungs- und Reinigungskosten als auch die Ausgaben für den Schornsteinfeger zählen zu den Heizungsnebenkosten. Ausgaben für größere Reparaturen und die Instandsetzung der Heizung sind hingegen nicht umlagefähig. Auf der Rechnung Ihrer Heizungsfirma sollten Wartungs- und Instandsetzungskosten deshalb getrennt ausgewiesen sein.

Auch die korrekte Abrechnung der reinen Verbrauchskosten ist nicht ganz einfach. Eine verbrauchsabhängige Abrechnung setzt schließlich voraus, dass der Vermieter die Verbrauchswerte der einzelnen Mietparteien korrekt erfassen kann.

Da die Kosten der Warmwasserbereitung ebenfalls zu den Verbrauchskosten auf einer Heizkostenabrechnung zählen, ist der Einsatz von Wärmemengenzählern zum Erfassen der tatsächlich verursachten Verbrauchskosten sinnvoll. Bei einer zentralen Warmwasserbereitung in Mehrfamilienhäusern sind Wärmezähler seit Anfang des Jahres 2014 ohnehin Pflicht. So sieht es die Heizkostenverordnung vor.

Eine Ausnahme gibt es hier lediglich für das Zweifamilienhaus: Bewohnt der Vermieter eine Wohnung und vermietet die andere, ist eine Abrechnung der Verbrauchskosten rein nach Quadratmeterzahl möglich.

Wie hoch sind die Heizkosten?

Je nach genutzter Heizungstechnik und dem individuellen Verbrauch der Hausbewohner können die Heizkosten deutlich variieren. Um die Kosten möglichst gering zu halten, sind Vermieter allerdings dazu verpflichtet, eine Heizungsanlage wirtschaftlich zu betreiben. So etwa durch den günstigen Einkauf von Heizöl. Da auch der Preis für Erdgas sich je nach Anbieter unterscheidet, hilft ein Online-Vergleich dabei, die Heizungsanlage ökonomisch zu betreiben und die Heizkosten zu senken.

Im Übrigen müssen Vermieter beim Erstellen der Heizkostenabrechnung beachten, dass für die einzelnen Wohneinheiten die Kosten zwischen 50 und 70 Prozent des gemessenen Verbrauchs zu verteilen sind. Die übrigen Beträge dürfen nach der Heizkostenverordnung nach Wohnfläche und Quadratmeterzahl bestimmen lassen. Eine Umlage nach Personenzahl ist hingegen nur möglich, wenn diese zuvor separat vertraglich vereinbart ist.

Zu einer ordnungsgemäßen und transparenten Abrechnung der Heizkosten für Heizung und Warmwasser gehören schlussendlich noch folgende Punkte: Vermieter müssen auf der Abrechnung den konkreten Abrechnungszeitraum angeben, den zu verteilenden Gesamtverbrauch aufzeigen und eine genaue Auflistung der abgerechneten Wohnungen einfügen. Zudem ist die nachvollziehbare Auflistung der Vorauszahlungen und anstehenden Forderungen unabdingbar. Bitte beachten Sie: Schon kleinste Formfehler machen eine Heizkostenabrechnung rechtlich ungültig – Mieter sind dann nicht zwingend zur Zahlung der ausgewiesenen Beträge verpflichtet. Aus diesem Grund sollten Sie das Dokument mit äußerster Sorgfalt erstellen. Mietern hilft eine genaue Prüfung der Abrechnung, beispielsweise durch den ortsansässigen Mieterverein.

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